Pour la plupart d’entre nous, le courrier électronique est la forme la plus courante de communication professionnelle, d’où l’importance de bien le rédiger. Bien que les courriels ne soient généralement pas aussi formels que les lettres, ils doivent néanmoins être professionnels pour donner une bonne image de vous et de votre entreprise.
Commencez par une salutation
Commencez toujours votre courrier électronique par une formule de salutation, telle que « Chère Prénom ». Si votre relation avec le lecteur est formelle, utilisez son nom de famille (par exemple, « Chère Mme Price »). Si la relation est plus informelle, vous pouvez simplement dire « Salut Prénom ». Si vous ne connaissez pas le nom de la personne à laquelle vous écrivez, utilisez : « A qui de droit » ou « Cher Monsieur/Madame ».
Remerciez le destinataire
Si vous répondez à la demande d’un client, vous devez commencer par une ligne de remerciement. Par exemple, si quelqu’un a une question sur votre entreprise, vous pouvez dire : « Merci d’avoir contacté la société ABC ». Si quelqu’un a répondu à l’un de vos courriers électroniques, n’oubliez pas de dire : « Merci pour votre réponse rapide » ou « Merci de m’avoir rappelé ». Le fait de remercier le lecteur le met à l’aise et vous donne l’impression d’être plus poli.
Indiquez votre objectif
Si vous commencez la communication par courrier électronique, il peut être impossible d’inclure une ligne de remerciements. Commencez plutôt par énoncer votre objectif. Par exemple, « Je vous écris pour me renseigner sur… » ou « Je vous écris à propos de… ».
Indiquez clairement votre objectif dès le début du message, puis passez au texte principal de votre message. N’oubliez pas que les gens veulent lire les e-mails rapidement, alors faites des phrases courtes et claires. Vous devrez également faire attention à la grammaire, à l’orthographe et à la ponctuation afin de donner une image professionnelle de vous-même et de votre entreprise.
Ajoutez vos remarques finales
Avant de terminer votre courrier électronique, il est poli de remercier votre lecteur une fois de plus et d’ajouter quelques remarques finales polies. Vous pouvez commencer par « Merci de votre patience et de votre coopération » ou « Merci de votre considération », puis poursuivre par « Si vous avez des questions ou des préoccupations, n’hésitez pas à m’en faire part » et « J’espère avoir de vos nouvelles ».
Terminez par une conclusion
La dernière étape consiste à inclure une conclusion appropriée avec votre nom. Les formules « Cordialement », « Meilleures salutations » et « Merci » sont toutes professionnelles. Évitez les formules de conclusion telles que « Meilleurs vœux » ou « A la prochaine », à moins que vous ne soyez un bon ami du lecteur. Enfin, avant d’appuyer sur le bouton d’envoi, relisez et vérifiez l’orthographe de votre message une dernière fois pour vous assurer qu’il est vraiment parfait !
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